Belegerteilungspflicht
Ab 1.1.2016 gilt eine generelle Belegerteilungspflicht. Diese ist unabhängig davon, ob Sie eine Registrierkasse verwenden müssen.
Belege über erbrachte Lieferungen und Dienstleistungen muss jeder Unternehmer ausstellen, wenn er dafür Barzahlungen erhält. Es spielt dabei keine Rolle, ob Sie umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer sind oder steuerfreie Umsätze ausführen. Auch über Barzahlungen bei Vermietung und Verpachtung sind Belege auszustellen.
Was sind Barzahlungen?
Darunter fallen Zahlungen mit Bargeld, aber auch Zahlungen mit Bankomat-, Kreditkarten oder anderen elektronischen Zahlungsformen, ebenso die Einlösung von Gutscheinen.
Wie können Belege erstellt werden?
Wenn keine Registrierkassenpflicht besteht, müssen Sie die Belege händisch auf Papier erstellen. Wenn Sie eine Registrierkasse verwenden müssen, dann sind die Belege von der Kasse auf Papier oder elektronisch zu erstellen. Wenn Sie elektronische Belege erstellen, dann müssen diese Belege unmittelbar nach der Zahlung für den Zahlenden verfügbar sein.
Was müssen die Belege enthalten?
- die eindeutige Bezeichnung des leistenden Unternehmers (das heißt in der Regel Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers);
- den Tag der Belegausstellung;
- eine fortlaufende Nummer;
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren und der erbrachten Dienstleistungen;
- den Betrag der Barzahlung.
Ab 2017 müssen Belege folgende weitere Merkmale enthalten:
- Die Kassenidentifikationsnummer
- Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
- Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
- Maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code)
Wenn Sie ohnehin aus einem Branchenprogramm (z.B. Hotelsoftware) eine Rechnung erstellen, kann im Beleg auf diese Rechnung verwiesen werden und es erübrigt sich daher die detaillierte Angabe gemäß Pkt. 4.
Wann muss der Beleg ausgestellt werden?
Diesen müssen Sie unmittelbar nach erfolgter Zahlung ausstellen. Im selben Arbeitsgang müssen Sie eine Durchschrift oder eine Zweitschrift erstellen und 7 Jahre lang aufbewahren. Als Zweitschrift gilt auch die Speicherung auf Datenträgern, wenn diese zugleich mit der Belegausstellung erfolgt.
Wenn sie diese Zweitschriften mit einem Textprogramm oder einer Tabellenkalkulation erstellen, müssen Sie die Daten als PDF mit digitaler Signatur speichern. Sinnvoll kann auch die Anlage eines Rechnungsjournales sein.
