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Der Pendlerrechner 2.0
Was Sie als Arbeitgeber beachten müssen

Voraussetzung für die Geltendmachung des Pendlerpauschales und des Pendlereuros durch Dienstnehmer ist ein Ausdruck des vom Pendlerrechner ermittelten Ergebnisses. Diesen Ausdruck muss der Dienstgeber zum Lohnkonto nehmen. Grundsätzlich darf der Arbeitgeber auf dieses Ergebnis vertrauen.
Soweit allerdings dem Arbeitgeber erkennbar war, dass die Angaben am Ausdruck unrichtig waren, oder dass er bei gehöriger Aufmerksamkeit die Unrichtigkeit der vom Dienstnehmer gemachten Angaben hätte erkennen können, trifft den Arbeitgeber eine Haftung für zuwenig einbehaltene Lohnsteuer.
Sind daher die Angaben des Dienstnehmers offensichtlich unrichtig und war dies dem Arbeitgeber erkennbar oder hätte er bei gehöriger Aufmerksamkeit diese Unrichigkeiten erkennen müssen, begründet dies die Haftung des Arbeitgebers für zu wenig einbehaltene Lohnsteuer.

Wann liegen nun offensichtliche Unrichtigkeiten vor?

Ein Dienstnehmer erstellt eine Abfrage für einen Tag, an dem er nicht arbeitet (z.B. eine Abfrage für einen Samstag, obwohl die Arbeitswoche von Montag bis Freitag dauert); Die verwendete Wohnadresse stimmt nicht mit den beim Arbeitgeber gespeicherten Stammdaten des Dienstnehmers überein (der Arbeitnehmer hat z.B. einen Wohnsitzwechsel nicht gemeldet). In diesem Fall ist der Dienstnehmer aufzufordern, sich dazu schriftlich zu
äußern, diese Äußerung ist ebenfalls zum Lohnkonto zu nehmen. Die Adresse des Arbeitsortes stimmt nicht mit dem tatsächlichen Arbeitsort überein; Für die vom Dienstnehmer zurückzulegende Strecke ist ein  Werksverkehr eingerichtet;
Dem Dienstnehmer wird ein arbeitgebereigenes Fahrzeug für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsort zur Verfügung gestellt. In diesem Fall darf ebenso wie bei einem Werksverkehr kein Pendlerpauschale berücksichtigt werden.
Sollten sich Fahrplanänderungen der öffentlichen Verkehrsmittel ergeben, liegt darin keine offensichtliche Unrichtigkeit und führen diese nicht zu einer Arbeitgeberhaftung Bei Gleitzeit, Schichtarbeit, Wechseldienst und anderen flexiblen Arbeitszeitmodellen müssen die Angaben grundsätzlich plausibel sein, um eine Arbeitgeberhaftung zu vermeiden.
Der Arbeitgeber ist auch nicht verpflichtet, die Fahrpläne und Fahrzeiten zu überprüfen, weil der Dienstnehmer verpflichtet ist, Änderungen dem Arbeitgeber binnen eines Monates mitzuteilen. Es wäre jedoch sinnvoll, den Dienstnehmer auf diese Mitteilungspflicht aufmerksam zu machen, vor allem, wenn sich Arbeitszeit oder Arbeitsort geändert haben.


Wie lange gelten die Ausdrucke des Pendlerrechners?

Das Formular L34 wurde vor dem 12.2. 2014 übergeben, ein Ausdruck aus dem Pendlerrechner wurde nicht übergeben:

In diesem Fall darf der Arbeitgeber das Pendlerpauschale nur bis einschließlich September 2014 berücksichtigen. Gibt der Arbeitnehmer bis 30.9.2014 einen Ausdruck des Ergebnisses des Pendlerrechners ab, können Pendlerpauschale und Pendlereuro weiter berücksichtigt werden.

Das Formular L34 wurde vor dem 12.2.2014 und ein vor dem 25.6.2014 erstellter Ausdruck aus dem Pendlerrechner (L34EDV) übergeben:

Das Pendlerpauschale auf Grund dieses Ausdruckes darf nur bis zum 31.12.2014 berücksichtigt werden. Ab 2015 dürfen ausschließlich Ausdrucke des Pendlerrechners berücksichtigt werden, die ab dem 25.6.2014 erstellt  worden sind (ab diesem Datum wurde die überarbeitete Version des Pendlerrechners online gestellt, die erste Version des Pendlerrechners wurde am 12.2.2014 online gestellt). Das Fomular L34EDV (=Ausdruck des  Ergebnisses des Pendlerrechners) mit Abfragedatum ab 25.6.2014 wurde dem Arbeitgeber übergeben:

Ergibt dieses Ergebnis ein für den Arbeitnehmer günstigeres Ergebnis, dann ist vom Arbeitgeber so bald wie möglich, spätestens bis 31.10.2014, eine Neuberechnung der Lohnsteuer (Aufrollung) vorzunehmen, soweit das Dienstverhältnis noch aufrecht ist. Ergibt sich auf Grund eines Ausdruckes mit Abfragedatum ab 25.6.2014 für den Dienstnehmer eine steuerliche Schlechterstellung, dann ist diese ab dem Folgemonat (oder dem nächsten Lohnzahlungszeitraum) zu berücksichtigen. Gibt ein Dienstnehmer bis 30.9.2014 erstmalig ein L34EDV mit Abfragedatum ab 25.6.2014 ab, dann muss der Dienstgeber bis spätestens 31.10.2014 die Lohnsteuer für 2014 neu
berechnen.


Zusammenfassen kann gesagt werden, dass das Ergebnis des Pendlerrechners für den Arbeitgeber grundsätzlich verbindlich ist. Die Basisdaten des Dienstnehmers (Adresse, Arbeitsbeginn und –ende, Arbeitsort) sind jedoch zu überprüfen, um eine Haftung zu vermeiden.


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